Termen extins:
pentru solicitare de oferte pentru achiziția serviciilor de închiriere săli de conferințe / servicii de cazare și servicii de catering în mun. Chișinău și proximitatea lui
Termen-limită: 26 august 2020
Companiile care au depus ofertele în prima rundă rămân în concurs și nu trebuie să depună ofertele în mod repetat.
I. Prezentare generală:
Centrul de Resurse Juridice din Moldova (CRJM) este o organizație non-guvernamentală cu sediul în Chișinău, creată în noiembrie 2010 de un grup de juriști, care contribuie la consolidarea democrației și a statului de drept în Republica Moldova, cu accent pe justiție și drepturile omului. CRJM realizează activități de cercetare și advocacy și este o organizație independentă și neafiliată politic.
II. Scopul concursului:
În vederea implementării obiectivelor sale, CRJM organizează diverse evenimente (aproximativ 20 de evenimente pe an), inclusiv seminare, conferințe, ateliere sau ședințe de lucru. Astfel, CRJM și-a propus încheierea unui contract pe termen de doi ani (septembrie 2020 – septembrie 2022) cu prestatori de servicii de închiriere săli de conferințe, servicii de cazare și catering, perioadă în care, la necesitate, se va apela la serviciile acestora la prețurile indicate în oferta expediată.
Toate serviciile vor fi prestate în conformitate cu normele impuse pentru respectarea restricțiilor în contextul pandemiei de COVID-19.
III. Criteriile de selecție:
a) Cerințe pentru sala prevăzută pentru desfășurarea evenimentelor:
1. Locație potrivită pentru grupuri mici și medii de persoane, formatul de mese rotunde, lansări de studii, seminare, ateliere de lucru:
- pentru acomodarea grupurilor de aproximativ 20-35 de persoane (capacitatea sălii 50+ persoane);
- cu amplasare centrală, proximitate față de centrul orașului și/sau oficiul CRJM;
- cu servicii de alimentație incluse sau cu posibilitatea contractării serviciilor de catering;
- cu sau fără facilități de cazare.
2. Locație potrivită pentru grupuri mari de persoane, formatul de conferințe și forumuri:
- pentru acomodarea grupurilor de aproximativ 50 de persoane (capacitatea sălii 100+ persoane);
- sală bine iluminată de tip open space;
- posibilitatea instalării ecranelor suplimentare, la cerere și în cantitatea solicitată de către CRJM;
- existența mai multor săli pentru desfășurarea concomitentă a panelelor va constitui un avantaj;
- design interior modern/high-tech va constitui un avantaj.
3. Locație potrivită pentru programe indoor (în încăpere) și outdoor (în aer liber), cu o durată mai mare de 1 zi, pentru formatul de școala de iarnă/vară, staff-retreat:
- amplasare în extravilanul orașului, maximum 50 de km de la Chișinău;
- sală de conferință pentru acomodarea aproximativ 15-25 de persoane (capacitatea sălii 30+ persoane);
- existența spațiilor outdoor potrivite pentru activități de team-building;
- existența spațiilor verzi, atât în curte, cât și în împrejurimi pentru trasee outdoor cu echipa;
- servicii de alimentație incluse, mâncare gătită pe loc cu ingrediente locale;
- facilități de cazare incluse pentru 15-25 de persoane.
Toate locațiile menționate mai sus vor respecta următoarele condiții:
- sală propusă cu condiții adecvate și un spațiu corespunzător numărului indicat de participanți;
- echipament necesar: echipament pentru traducere sincronă, proiector, ecran (mare sau, după caz, și mare și mici), boxe, microfoane;
- servicii de alimentație, la cerere: prânz, pauze de cafea, fourchette;
- conexiune la Internet (vă rugăm să indicați numărul de utilizatori activi ai conexiunii la internet în cadrul complexului hotelier); viteza de acces (download/upload), existența sau lipsa accesului Wi-Fi, tehnologie de conexiune la internet: fibră optică, ADSL, SHDSL etc.);
- locuri de parcare (locuri de parcare gratuite pentru organizatori va constitui un avantaj).
b) Cerinţe faţă de condiţiile de cazare:
- cazare (camere single și duble cu paturi separate) pentru numărul indicat de participanți;
- condiții adecvate în camere: aer condiționat cu posibilitatea de a regla temperatura în cameră în funcție de timpul de afară (cald sau rece), grup sanitar în cameră (apă caldă şi rece), TV, frigider etc.;
- oferirea serviciilor de taxi și întâlnirea oaspeților de la/ la aeroport.
c) Cerințe pentru serviciile de catering
- Meniu divers (pauze de cafea, fourchette, prânz etc.)
- Servicii logistice complete
- Transportarea bucatelor în condiții corespunzătoare (ambalaj, temperatură etc.)
d) Oferta financiară (preț competitiv cu respectarea raportului preț-calitate);
e) Accesibilitatea locației pentru persoane cu dizabilități (rampă, grup sanitar adaptat) va constitui un avantaj, în procesul de selectare a companiilor pentru evenimente care necesită aceste facilități;
f) Posibilitatea oferirii produselor, bunurilor și serviciilor cu impact negativ redus asupra mediului;
g) Experiența ofertantului (minim 3 ani), cu indicarea portofoliului de clienți;
h) Reputația și imaginea companiei (criteriu valabil în cazul prezentării referințelor).
IMPORTANT :
Conform politicii de mediu implementată de către CRJM, furnizorii sunt informați despre necesitatea organizării evenimentelor în conformitate cu principiile verzi:
- Servirea pauzelor de cafea va include tacâmuri din materiale reutilizabile, de tip: sticlă, ceramică, inox, lemn, etc.
- La oferirea prețurilor pentru apă se va propune opțiunea: apă îmbuteliată în recipient de sticlă.
- La oferirea meniurilor pentru prânz și cină se va ține cont de utilizarea în componența acestora de produse alimentare de producere locală și cele de sezon.
- Sala în care se vor servi pauzele de cafea, prânzurile și cinele trebuie să fie dotate cu opțiuni de colectare separată a deșeurilor pentru reciclarea lor ulterioară.
Oferta trebuie să fie datată și semnată de compania ofertantă, și expediată prin e-mail la application@old2.old.crjm.org sau direct la sediul CRJM (Chișinău, str. A. Șciusev 33) până pe 26 august 2020.
Oferta de participare la concurs va conține informație concisă cu indicarea următoarelor:
- Date despre companie (denumirea, adresa, telefonul de contact, adresa electronică, persoana responsabilă);
- Autorizațiile de funcționare (copiile certificatului de înregistrare, autorizației sanitare de funcționare);
- Oferta financiară completată după modelul atașat la prezenta solicitare (https://old2.old.crjm.org/wp-content/uploads/2020/08/Formular-servicii-costuri.xlsx) . Prețurile vor fi indicate în dolari SUA și vor include toate impozitele şi taxele aferente. Compararea ofertelor financiare se va face în dolari SUA. Ofertele prezentate în altă valută vor fi convertite la cursul oficial al BNM din data limită pentru prezentarea ofertelor. De asemenea, în oferta financiară se va specifica dacă compania efectuează livrări cu scutire de TVA cu drept de deducere, în cazul prezentării pachetului de documente justificative.
Prețurile indicate în ofertă vor fi fixe şi nu vor putea fi schimbate pe durata contractului, fără motive întemeiate și fără consimțământul Asociației;
- Experiența companiei ofertante în ultimii 3 ani și portofoliul de clienți (referințele vor fi înalt apreciate);
- În cazul existenței unui conflict de interese, real sau potențial cu conducerea Asociației (președintele și consiliul de administrare), ofertantul se obligă să-l declare în baza unei declarații completate în formă liberă, anexate la ofertă.
Companiile ofertante pot să depună oferte pentru toate serviciile solicitate sau doar pentru anumite servicii, sau doar pentru anumite săli potrivite pentru un anumit format al evenimentului.
Toate companiile participante în concurs, vor fi anunțate despre decizia cu privire la companiile selectate după finalizarea procesului de selectare a ofertelor.
Pentru informații suplimentare, Vă rugăm să ne contactați la numărul de telefon 022 843601 ext.110 sau la adresa de e-mail: application@old2.old.crjm.org.
CRJM este o organizație care promovează incluziunea și diversitatea. Noi valorificăm diferențele, promovăm egalitatea și abordăm frontal comportamente discriminatorii, astfel consolidând capacitatea organizațională. Toate companiile calificate sunt încurajate să aplice. Noi nu discriminăm în funcție de dizabilitate, rasă, culoare, etnie, gen, religie, orientare sexuală, vârstă, stare civilă, statut parental sau orice alt criteriu protejat prin lege.
