Autor: Natalia Șeremet

În vederea implementării obiectivelor sale, Asociația solicită achiziționarea de bilete de avion pe rute externe pentru deplasările membrilor echipei și experților contractați de CRJM. Astfel, prestatorii vor asigura servicii de transport aerian internațional de pasageri - clasa economic, inclusiv servicii de transfer, servicii hoteliere şi/sau servicii de asigurare medicală pentru membrii şi experții contractați de Asociație.

Rezultatele așteptate:

Asigurarea serviciilor menționate mai sus se va face prin încheierea de contracte de prestări servicii pe o perioadă de 2 ani (martie 2018 – martie 2020), cu minim 3 – maxim 5 prestatori, care vor fi contractați subsecvent prin reluarea competiției, ori de câte ori va apărea necesitatea organizării unor deplasări internaționale.

Cerinţe minime obligatorii:

1.1. Prestatorul se angajează să soluționeze toate solicitările de călătorie/deplasare cu avionul în străinătate (clasa, categoria, ruta), precum și de cazare în străinătate (hoteluri de 3 sau 4 stele, mic dejun inclus, alte facilități acordate) în funcție de necesitățile Asociaţiei. Asociația poate preciza în invitația de participare (care se va transmite tuturor ofertanților selectați) pentru încheierea contractului subsecvent, categoria și/sau denumirea unității hoteliere și/sau cursa aeriană, precum și dacă zborul va fi cu sau fără escala.

1.2. Prestatorul va pune la dispoziția reprezentanților Asociaţiei, care efectuează deplasările, asigurările medicale aferente perioadei deplasării, la solicitarea Asociației.

 1.3. Prestatorul trebuie să asigure deplasarea prin curse aeriene directe, fără escala pentru acele destinații unde companiile aeriene operează direct la/de la Chișinău. Asociația va utiliza, după caz, curse directe cu escala sau curse indirecte, în cazul în care nu există curse directe,  fără escala, sau acestea sunt anulate, sau orarul curselor nu corespunde necesitaților Asociației. Pentru destinațiile unde nu există curse directe, fără escala se acceptă curse directe cu escala sau indirecte, escala nedepășind un interval de 4 ore între zboruri. Soluţiile oferite de prestator trebuie sặ reprezinte cea mai convenabilă şi rapidă modalitate de deplasare.

1.4. Cazarea trebuie să fie într-un perimetru rezonabil faţă de destinaţia finală a persoanelor care efectuează deplasarea (pe o rază de maxim 5 km faţă de adresa de destinatie, în interiorul localităţii).

1.5. La solicitarea Asociaţiei, prestatorul trebuie să asigure și/sau sa acorde asistenţă şi informaţii pentru identificarea opţiunilor de transfer de la/la aeroport la locul de cazare/destinaţie. Nu se acceptă efectuarea deplasărilor pentru cazul unui grup cu aceeaşi destinaţie cu avioane/pe rute diferite, nici cazarea în locaţii diferite.

1.6. Prestatorul va furniza numere de telefon pentru asistenţa de urgenţă. Asistenţa pentru situaţiile neprevăzute, urgenţe va fi acordată 24 ore din 24, 7 zile din 7.

1.7. În cazul anulării unor curse sau altor situaţii neprevăzute, prestatorul se obligă să găsească variante alternative de transport, în cel mai scurt timp posibil, astfel încât reprezentanţii Asociației să ajungă/revină la/de la locul şi data solicitate în comandă. De asemenea, dacă în situaţiile de mai sus, este imposibilă respectarea datei de începere a cazării, prestatorul se obligă să anunţe unitatea de cazare la care a făcut rezervare, astfel încât Asociație să nu fie supusă la plata de penalităţi. Orice costuri suplimentare cauzate de neîndeplinirea de către Prestator a obligaţiilor menţionate mai sus vor fi suportate de către acesta din urmă.

1.8. Tarifele extrasezon, ofertele speciale/promoţionale primite de către prestatorii de servicii vor fi aplicate corespunzător Asociației în etapa de reofertare.

1.9. Ofertanţii vor preciza numele, datele de contact (telefon, fax, telefon mobil, adresa de e-mail, etc.) pentru persoanele care vor răspunde prioritar la solicitările Asociației pentru informaţii și oferte.

Metodologie de lucru

• Asociația va transmite prestatorilor selectați o solicitare de participare la reofertare, prin e-mail, cu toate detaliile despre deplasarea ce urmează a fi efectuată, cu minim 3 zile lucrătoare înainte de data deplasării. Pentru deplasări neprevăzute, impuse de desfăşurarea evenimentelor pe plan internaţional, solicitarea se va transmite cu minim 48 ore înainte de data deplasării, sau, în situaţii de urgentă, în aceeaşi zi.
• Pentru a realiza transmiterea concomitentă a cererilor de reofertare către toţi prestatorii selectați, Asociația va utiliza ca modalitate de comunicare e-mail-ul.
• Prestatorii vor transmite oferta, în termenul stabilit în invitația la reofertare, prin e-mail, în care se va menţiona preţul oferit. În ofertă se va preciza preţul total al serviciilor, pentru varianta de deplasare care corespunde cerinţelor specificate în invitaţia de participare la reofertare.
• În ofertă se va preciza şi termenul limită de efectuare a rezervărilor, respectiv de emitere a biletului de avion, voucher-ului de cazare, asigurărilor medicale, după caz.
• După expirarea termenului stabilit în invitația de reofertare, pentru depunerea ofertelor, Asociația va înştiinţa în termen de maxim 24 ore prestatorii cu privire la rezultatul reofertării şi va selectaprestatorul, care a prezentat cea mai bună ofertă, pe baza criteriului preţul cel mai scăzut.

Criteriile de selectare:

Prestatorii trebuie să întrunească următoarele criterii:

• Experiență în domeniu (minim 3 ani) și clienții companiei;
• Timpul de reacție la cererile de reofertare;
• Termenul pentru menținerea rezervărilor biletelor de avion;
• Asistență turistică 24/7 și în caz de urgență;
• Discount la prețul biletului de avion. Dacă da, valoarea acestuia.
• Disponibilitatea companiei de a face procurarea serviciilor fără plata în avans;
• Livrare documente la sediu (constituie un avantaj);
• Reputația și imaginea agenției.

Oferta de participare la concurs va conține informație concisă (conform Anexei atașate) cu indicarea următoarelor:

1. Date despre companie (denumirea, adresa poștală, telefonul de contact, adresa electronică, persoana responsabilă, rechizitele bancare, semnătura persoanei responsabile);
2. Certificatul de înregistrare al companiei;
3. Experiență / portofoliul de clienți (referințele vor fi înalt apreciate);
4. Serviciile oferite (rezervare bilete de avion, rezervare hoteluri, organizare transferuri, asigurare medicală de călătorie, asistență de urgență,  livrare de documente la sediu, procurare servicii fără plată în avans, oferire discount etc.)
5. În cazul existenței unui conflict de interese, real sau potențial, ofertantul se obligă să-l declare în baza unei declarații completate în formă liberă și anexate la ofertă

Ofertele vor fi expediate prin e-mail la olga.burucenco@old2.old.crjm.org sau direct la sediul CRJM (str. A.Șciusev 33, MD-2001, mun. Chișinău, Republica Moldova) până pe 19 martie 2018.

Pentru informații suplimentare, Vă rugăm să ne contactați la numărul de telefon 022 843601 sau la adresa de e-mail: olga.burucenco@old2.old.crjm.org. 

Notă: CRJM își rezervă dreptul să nu aleagă niciun candidat în cazul în care ofertele primite nu vor corespunde cerințelor sale.

Anexă:

1. Scopul concursului:

Scopul acestui concurs este de a identifica, iar ulterior de a contracta o companie specializată în comercializarea și livrarea materialelor de vizibilitate identificate conform condițiilor indicate de CRJM în prezenta solicitare de oferte şi în baza contractului de prestare servicii semnat între părţi (compania selectată şi CRJM) pentru perioada martie 2018 – martie 2020.   

1. Sarcina tehnică:

Pe toate materialele de vizibilitate va fi imprimat logo-ul CRJM sau un alt element de vizibilitate prezentat de către Beneficiar.Prezenta listă nu este plasare de comandă și nu are caracter obligatoriu. Cantitatea și tipul de produse ar putea fi modificată în funcție de costuri / suma maximă disponibilă și necesități.

1. Criteriile de selecție:

• Experiența ofertantului: prezența pe piață, clienți fideli/referințe;
• Preț competitiv, inclusiv cu respectarea raportului preț-calitate;
• Prezentarea mostrelor/portofoliu;
• Termeni optimi de executare;
• Posibilitatea de livrare a produselor la sediul Asociației

Oferta  trebuie să fie datată, semnată şi ștampilată de compania ofertantă și expediată prin e-mail la olga.burucenco@old2.old.crjm.org sau direct la sediul CRJM (str. A. Șciusev nr.33, MD-2001, mun. Chișinău), până pe 14 martie 2018. Oferta de participare la concurs va conţine informație concisă cu indicarea următoarelor:

• Certificatul de înregistrare al companiei;
• Datele de contact ale ofertantului, numele persoanei de contact, date bancare, semnătura persoanei autorizate și amprenta ștampilei ofertantului;
• Oferta financiară (completată după modelul atașat aici) cu indicarea prețului în MDL, cu TVA la cota 0%, pentru fiecare produs, per unitate și total. Preţul oferit trebuie să includă costul imprimării logo-ului CRJM. Compararea ofertelor financiare se va face în MDL. Ofertele prezentate în altă valută vor fi convertite la cursul oficial al BNM din data limită pentru prezentarea ofertelor;
• Mostre/portofoliul materiale de vizibilitate similare realizate anterior;
• Termeni și condiții de realizare și livrare a produselor (inclusiv posibilitatea livrării produselor la sediul Asociației);
• În cazul existenței unui conflict de interese, real sau potențial, ofertantul se obligă să-l declare în baza unei declarații completate în formă liberă și anexate la ofertă.

Companiile pot depune oferta pentru toată gama de produse solicitată sau doar pentru anumite produse.

Toți ofertanții care vor depune dosarele vor fi anunțați despre decizia cu privire la compania selectată după finalizarea procesului de selectare a ofertelor.

Pentru informații suplimentare, Vă rugăm să ne contactați la numărul de telefon 022 843601 ext.110 sau la adresa de e-mail: olga.burucenco@old2.old.crjm.org. 

Notă: CRJM își rezervă dreptul să nu aleagă niciun candidat în cazul în care ofertele primite nu vor corespunde cerințelor sale. Doar companiile selectate vor fi contactate. Dosarele incomplete nu vor fi evaluate.